Kosten

Personalkosten

Kurzfristig sind durch Outtasking in der Regel Kostenvorteile nicht zu erwarten. Im Vergleich der Kosten mach ein einfacher Vergleich des Headcounts intern/extern gegeneinander keinen Sinn.

Ein/einzelne Mitarbeiter sind für die ganzjährige Abdeckung ihrer Aufgabenbereiche aufgrund von Abwesenheiten nicht ausreichen (dafür werden ca. 1,2 FTE benötigt). Für Pausenzeiten am Tag (je nach Aufgabenbereich, z. B. im Support) als auch für Redundanzen der Mitarbeiter müss(t)e entsprechend zusätzliches Personal eingeplant werden.

In vielen IT-Abteilungen übernehmen langjährig tätige und hoch qualifizierte Mitarbeiter Aufgaben in unterschiedlichen Rollen. So unterstützen diese bei Bedarf z. B. im Support oder führen relativ einfache (Routine)-Aufgaben aus. Wertvolle Arbeitszeit, die für Kernaufgaben oder für die Umsetzung wichtiger Projekte fehlt. Im Outtasking entsprechender Aufgabenbereiche kann schwankendem Arbeitsaufkommen und Abwesenheiten von Mitarbeitern begegnet werden. Die „Fehlbesetzung“ einfacherer Tätigkeiten mit Spezialisten wird vermieden.

Kostennachteile durch nicht umgesetzte Projekte

Würden Projekte geringere Betriebskosten für das Unternehmen ergeben, sind sekundäre Kosten durch nicht oder später umgesetzte Projekte zu berücksichtigen. Gleiches gilt, wenn Wettbewerbsnachteile entstehen oder Kunden/Lieferanten nicht hinreichend bedient werden können.

Personalsuche, Personalverwaltung und Onboarding neuer Mitarbeiter

Die Besetzung offener Stellen gestaltet sich für die Unternehmen zunehmend schwierig. Erfolg und damit Kosten und Dauer der Personalsuche sowie der Arbeitsaufwand für die Beteiligten Mitarbeiter nehmen zu. Die Konkurrenz am Arbeitnehmermarkt führt zu häufigerem Wechsel von Mitarbeitern und damit zu höheren Aufwänden in der Einarbeitung.

In mittel- bis längerfristiger Betrachtung entfällt im Outtasking das Onboarding neuer Mitarbeiter und die Personalsuche sowie interne Personalbetreuung der Mitarbeiter.

Projekte und Aufgaben

Die IT-Abteilungen der Unternehmen sollen vielfältigen Anforderungen nachkommen. Wichtige Projekte und (Routine)-Aufgaben im Tagesgeschäft konkurrieren um die Kapazität der vorhandenen Mitarbeiter. Der tägliche Betrieb muss gesichert werden. Projekte abzulehnen ist keine echte Option. In Folge werden Projekte oft nachrangig bearbeitet.

Projekte von Dienstleistern umsetzen lassen

Um Projekte dennoch umsetzen zu können, bietet sich die Unterstützung durch externe Dienstleister an.

Dennoch bedarf es für die Umsetzung des Projektes einer qualifizierten, zeitnahen Zuarbeit und Unterstützung durch interne Kräfte. Arbeiten, die neben den vorhandenen Aufgaben der vorhandenen Mitarbeiter zu leisten sind.

Wichtiges Know-how verbleibt beim Dienstleister und steht dem Unternehmen nach Abschluss des Projektes nicht mehr zur Verfügung. Nicht selten ergeben sich Abhängigkeiten vom Dienstleister.

Outtasking/Outsourcing von (Teil)-aufgaben

Durch das Outtasking von Aufgaben, die im Unternehmen aufgrund der Menge oder der benötigten Qualifikation nicht ausgeführt werden sollen, können interne Kräfte entlastet und wertvolle Arbeitszeit gewonnen werden, in der Projekte umgesetzt oder eine effiziente Unterstützung von Dienstleistern geleistet werden kann. Wertvolle Kenntnisse verbleiben bei den internen Mitarbeitern des Unternehmens.

Außenwirkung der IT

Eine leistungsfähige IT ist ein Erfolgsfaktor für Unternehmen. Hängen Prozesse in Kunden- und Lieferantenbeziehungen direkt von laufenden IT-Systemen ab, werden ineffiziente Prozesse und Störungen nach außen sichtbar. Die Leistungserstellung des Unternehmens ist eingeschränkt.

Die Mitarbeiter des Unternehmens vertrauen auf reibungslos und effizient laufende IT-Systeme. Störungen und damit verbundene Wartezeiten führen zu Folgekosten und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern in den Fachabteilungen.

Eine gut angesehene IT im Unternehmen macht die dafür verantwortlichen Mitarbeiter zufrieden und erhöht so die Mitarbeiterbindung.

IT-Mitarbeiter

Die Situation am Arbeitsmarkt bedingt, dass Unternehmen zunehmen an und mit den vorhandenen Mitarbeitern arbeiten müssen. Personalbindung und Personalentwicklung bekommen zunehmend Gewicht. Das Gefühl von „verheizt zu werden“ muss vermieden werden.

Die fachliche Weiterentwicklung der IT-Mitarbeiter sowie das Angebot an interessanten Aufgaben in wichtigen Projekten dienen der Mitarbeiterbindung und zugleich einem längerfristig sinnvollen Einsatz der vorhandenen und wertvollen Mitarbeiter. Beides benötigt Zeit und einen entsprechenden Freiraum im Unternehmen.

Durch Outtasking kann der Rahmen für die Umsetzung solcher Maßnahmen geschaffen werden.

Unternehmen

Tägliche Vertriebs-, Verwaltungs- und Produktionsprozesse müssen funktionieren. Der reibungslos laufende IT-Betrieb ist die Grundlage für den kurzfristigen Erfolg des Unternehmens.

Maßnahmen und Projekte für die Realisierung von Kosten- oder Wettbewerbsvorteilen, zur Entwicklung neuer Produkte und Angebote etc. dienen dem langfristigen Unternehmenserfolg und dem Wachstum des Unternehmens.

Verzögerungen in Projekten führen mittelfristig zu einem geringeren Unternehmenswachstum.

Durch das Outtasking von Aufgaben werden bei den internen IT-Mitarbeitern Kapazitäten freigesetzt, die zum Wirken an der Wertschöpfungskette des Unternehmens genutzt werden können und sollen.

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